Hay un punto en común a la hora de indagar sobre herramientas para llevar una comunicación al interior de una empresa, y es, que la aplicación de chat que usa habitualmente, con familiares y amigos, probablemente no es la más apta para el trabajo. Gurús, coaches, asesores, consultores y demás perfiles no lo recomiendan por factores como la distracción, las limitaciones que tienen, lo invasiva que puede ser si es mal administrada y que, finalmente, no es diseñada para un entorno empresarial o de trabajo.
¿Y entonces cuál puede ser? Existen muchas y con diferentes funcionalidades, dependiendo del caso. El primer punto para tener en cuenta siempre será preguntarse si esa aplicación fue pensada para esto, manejar la comunicación dentro interior de una empresa.
Exploramos en detalle las opciones de comunicación que ofrece Zoho, con aplicaciones como Cliq y Arattai.
Cliq
La plataforma de mensajería Cliq incluye bots, comandos de barra, funciones, widgets, programadores, acciones de mensajes y más, para que pueda hacer todo lo que necesita, de manera organizada e integrada con otras herramientas.
El primer paso es conocer la aplicación: están las conversaciones grupales, canales, contactos de la empresa, widgets y los bots. El paso inicial será personalizar su aplicación, y aquí se encuentran aspectos como el perfil, la apariencia de la aplicación, el menú principal (el orden que desea), hasta si desea deshabilitar la opción de chat desde otras aplicaciones de Zoho, qué notificaciones desea, los estados que va a manejar y la privacidad. Dentro de Cliq, en la parte superior derecha, al hacer clic o tocar donde está la foto de usuario, se desplegará el menú principal para acceder a las configuraciones, perfil y herramientas.
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Canales: son un medio de colaboración y comunicación dentro y fuera de la organización. Son versiones modificadas de chats grupales para conversaciones eficientes, al tener una estructura similar a la jerarquía de una organización con roles y permisos. Los canales Cliq pueden admitir hasta 5.000 usuarios y una organización puede tener cualquier número de canales.
Contactos: son usuarios que aceptan sus invitaciones y viceversa. Dentro de su organización, puede chatear con cualquier persona sin agregarla como su contacto, pero podrá ver su estado solo si es su contacto. Para chatear con usuarios de otras organizaciones (usuarios externos), estos deben ser parte de sus contactos.
Bots: son aplicaciones de software que ejecutan tareas automatizadas. En palabras más simples, los bots le ayudan en las tareas del día a día y hacen que su trabajo sea más fácil y sencillo. Todo lo que tiene que hacer es programar un bot para tareas específicas. Una vez suscrito, puede acceder a los bots debajo del encabezado ‘Bots’ en la barra lateral izquierda o a través de la barra de búsqueda en la parte superior.
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De regreso a las conversaciones, y al tipo de conversaciones, hay bastantes opciones de organización (por equipos, áreas, con personas específicas), pero sin duda la mejor forma de sacarle provecho a la aplicación es usar algunas funciones que ayudan en el día a día, a través de la automatización y trucos como las siguientes:
En cualquier mensaje dentro de la plataforma, en la parte superior de la derecha hay 3 punticos. Al hacer clic ahí se desplegará un menú en el que encontrará opciones para ese mensaje en cuestión. Aquí se encuentra la opción de dejar mensajes fijos, que son como los tuits o publicaciones fijas en una red social, que se usan para destacar un mensaje específico y así no tener que estar buscando entre chats.
Establecer recordatorio: ¿a cuántos no les pasa que deben hacer seguimiento a un tema o dar respuesta más adelante y eventualmente termina olvidándose? Para esos mensajes que deben ser resueltos más adelante, active el recordatorio; puede configurar fecha, hora y un mensaje adicional.
Tal vez algo de lo más llamativo en Cliq son los bots. Hay varios, el más común se llama Taz, que es muy útil cuando se tienen integradas otras aplicaciones de Zoho. Por ejemplo, si tiene un evento en el calendario, Taz envía un mensaje avisando cuando llega la invitación y ahí mismo se puede aceptar o no; además le recuerda la citación cuando llega el momento indicado. Claro, también llega al correo, pero no todas las personas tienen una pestaña de su bandeja de entrada abierta constantemente; en cambio, el chat sí.
Y para aquellos que tienen un chat de ‘Yo con yo’, Taz sirve a la perfección para ese fin. Ese chat con Taz, solo lo ve cada usuario.
Otro bot de gran utilidad es Poll, que como su nombre en inglés lo indica, permite crear encuestas para compartir dentro interior de la organización. Se pueden seleccionar los tiempos de duración, a quién se le muestran las respuestas y a quién o qué conversaciones compartir. Entonces en el mismo chat se resuelve la encuesta, no es necesario usar una aplicación de terceros.
Cliq también ofrece la opción de crear sus propios bots, pero aunque es sencillo, esa ya es una clase más avanzada.
Para administrar y respetar los tiempos de las personas dentro interior de la organización, vale la pena usar la función de trabajo remoto (Remote Work), que sale en el menú de la izquierda de la aplicación. El éxito de esta función dependerá de si todos los integrantes del equipo la usan; si así es, pueden saber quién está disponible para una llamada, o por el contrario si está concentrado en un trabajo y es mejor no interrumpir, si está almorzando o tomando un break (se vale descansar). Y si se activa con juicio, se puede llevar control de cuántas horas trabajó al día.
Optimice su búsquedas dentro de Cliq. La lupa de búsqueda le permite hacer una segmentación, por personas, o canales, chats o bots. Adicionalmente, hay atajos (shortcuts) para buscar en fechas específicas, por nombre de archivos o tipo de contenido.
A la hora de escribir, use algunas funciones especiales, como textos en negrita, textos más grandes, hipervínculos y otros formatos que sean necesarios para el objetivo del mensaje. A veces, se cambia de conversación, y podría usar una línea separadora, o se busca llamar la atención sobre algo, entonces se vale que la letra sea más grande.
Estas son algunas de las funciones y trucos más sencillos de Cliq, que pueden ser de gran utilidad para nuevos usuarios o quienes no sean tan ‘cacharreros’. Pero hay mucho más que se puede hacer, especialmente si se explora el capítulo de las integraciones con otras aplicaciones. Pero esa también es una clase más avanzada.
Arattai
Es de las aplicaciones más recientes desarrolladas por Zoho, y que, a diferencia de la anterior, abre su espectro para usuarios finales. Es decir, cualquier persona puede usarla (no necesita ser empleado de una empresa que tenga el paquete de herramientas de Zoho), teniendo en cuenta que no siempre se está vinculado a una compañía, y de hecho le apuesta a tomar parte del mercado de usuarios insatisfechos con WhatsApp y sus políticas de privacidad y seguridad, aunque no fue creada solo con ese fin.
“Esta aplicación ha estado en progreso desde hace mucho tiempo y todavía está en fase de prueba; no la lanzamos debido a inquietudes sobre la política de privacidad de WhatsApp. Dada nuestra base de población [India], el tamaño de nuestro mercado, tenemos que hacer muchos de estos. Entonces, con este espíritu, la lanzamos. De hecho, creemos que Facebook realmente no puede cumplir sus promesas, porque su modelo de negocio siempre le exige romper la privacidad del usuario. Así que creo que es mejor para la mayoría de la gente migrar lejos de Facebook, WhatsApp y aplicaciones como estas. Eso es lo que creo sinceramente“, compartió con Forbes India, Sridhar Vembu, fundador y CEO de Zoho Corp.
A diferencia de Telegram, que tiene una interfaz de usuario ligeramente diferente, la de Arattai es similar a WhatsApp, lo que puede facilitar la migración.
Arattai significa Chat en tamil, un idioma que se habla en India (país de origen de Zoho). La aplicación solo está disponible para plataformas Android e iOS, y también tiene sus versiones web. Oficialmente, no ha sido lanzada por Zoho –se espera que se haga el lanzamiento con bombos y platillos durante el segundo trimestre de 2021– , pero ya se puede descargar en iOS y a Android. Aunque, aún se espera la llegada de actualizaciones y funcionalidades nuevas.
Una vez la descargue y configure su usuarios, se destaca que Arattai viene con un bloqueo de código de acceso incorporado, siguiendo esta ruta: Menú de tres barras en la esquina superior izquierda -> Configuración -> Seguridad y privacidad -> Alternar bloqueo de contraseña. Sin mencionar que tiene la opción de elegir entre PIN y contraseña.
Un punto positivo importante de esta aplicación es que los números de teléfono de los usuarios están ocultos a otros usuarios de un mismo grupo. Otra ventaja es que permite crear grupos de 500 personas, por ahora, pero pronto llegará a 1.000.
La aplicación ya viene con el modo oscuro programado. Sin embargo, en la configuración puede habilitar la alternancia entre el amanecer y el atardecer locales. Aunque esto necesitará de una ubicación GPS constante activada y también un permiso de ubicación. Y para quienes prefieren las notas de voz, al grabar una, la aplicación abrirá ventana emergente adicional para su confirmación. Así puede escuchar la voz que ha grabado y confirmar antes de enviarla.
Sridhar Vembu explicó también el fuerte énfasis en la privacidad.”Nuestro modelo de negocio nunca se basa en la publicidad y es por eso que realmente podemos comprometernos. Debido a que algo como la mensajería instantánea transmite sus conversaciones más personales, casi toda la vida ahora ocurre a través de la mensajería instantánea, y también todos los negocios. Arattai proviene de nuestras raíces tecnológicas, Zoho Cliq; es una plataforma como Slack para las comunicaciones internas dentro de la empresa y la misma tecnología se utiliza en Arattai. Vamos a tener un producto muy fuerte porque tenemos la experiencia para hacerlo. Esta aplicación se lanzará formalmente en un par de meses“.
Foto de portada: Zoho Corp.
