El teletrabajo en Colombia, junto a otras modalidades no presenciales, ha crecido exponencialmente en los últimos años, y la pandemia lo aceleró aún más. Conoce en este artículo qué es el teletrabajo, cómo se aplica, sus ventajas y desventajas, las leyes que lo regulan, las habilidades clave para triunfar en él y su futuro en el país.
Impulsado por la pandemia, el teletrabajo se convirtió en una de las principales herramientas de las empresas colombianas –y de todo el mundo– para mantener la productividad en la época de confinamiento. Una tendencia que, aunque con variaciones, se sostiene en el país y abrió la puerta para nuevos modelos de prestación de servicios.
En 2008, con la Ley del Teletrabajo, Colombia se convirtió en pionero en Latinoamérica en esta modalidad laboral, pero incluso 9 años después, en 2017, la adopción no despegaba como estaba previsto, por lo que había avances y retrocesos. Para 2020, el país contaba con más de 209.000 teletrabajadores, una cifra enorme en comparación con los apenas 31.500 empleados que trabajaban de esta forma en 2012 y los 122.000 teletrabajadores de 2018. Aún no hay datos oficiales más recientes, pero se estima que la cifra en 2023 ya ha superado los 250.000.
La llegada del Covid-19 sacudió las estructuras de todas las industrias y la propia vida de las personas, y en muchas empresas y organizaciones aceleró su Transformación Digital, estresando las cadenas globales de suministros y, por supuesto, llevando a sus hogares a millones de trabajadores (23 millones en América Latina).
El tema ha cobrado tanta importancia, que organizaciones globales como la ONU se han expresado sobre el teletrabajo, y han señalado que para que pueda beneficiar a más millones de personas debe enfrentarse la brecha digital y llevar a la conectividad universal.
Por ello, cuando el mundo ha regresado a la normalidad –¿o a una ‘nueva normalidad’?–, sigue siendo muy relevante pensar en qué consiste exactamente el teletrabajo, qué leyes lo cobijan en Colombia, las ventajas y desventajas de adoptarlo, y más. A continuación resolvemos muchas de las preguntas que genera esta modalidad laboral.
¿Qué se entiende por teletrabajo?
Según la Organización Internacional del Trabajo (OIT), el teletrabajo es definido como “el trabajo a distancia (incluido el trabajo a domicilio) efectuado con auxilio de medios de telecomunicación y/o de una computadora”.
Para el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), en su blog Factor Trabajo, se trata de la “realización de tareas desde otro lugar que no sea la oficina del empleador, utilizando las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC), y la telecomunicación”.
La legislación colombiana va más allá y estipula que es “una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologías de la información y comunicación (TIC) para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo”.
Aunque existen pequeñas variaciones en estas definiciones, lo más importante del teletrabajo se puede resumir en:
- Es una actividad laboral que se lleva a cabo fuera de los muros de una organización.
- Implica utilizar tecnología para facilitar la comunicación entre sus empleados y el control de los procesos.
- Lleva consigo el desarrollo de nuevos modelos de seguimiento y control.
¿Cómo se aplica el teletrabajo?
Aunque la esencia del teletrabajo es sencilla –trabajar desde otro lugar fuera de la oficina–, su implementación dista de serlo: requiere de planeación, infraestructura tecnológica y nuevos procesos. El cambio al teletrabajo no solo es tecnológico, también es cultural.
Para facilitar esa transición múltiples entidades internacionales como la OIT han creado documentos de buenas prácticas. Igual ha pasado con el gobierno colombiano que, a través de su Ministerio del Trabajo, determinó 5 grandes pasos para implementarlo, incluyendo:
- Compromiso institucional.
- Planeación general del proyecto.
- Autoevaluación de la organización.
- Prueba piloto.
- Apropiación y adopción del modelo.
Estos lineamientos describen la importancia de involucrar la alta gerencia, aconsejando la creación de documentos que aclaren las dudas, alcances y conceptos de la transformación en el modelo laboral. De igual forma, la necesidad de un diagnóstico que incluya los componentes jurídicos, tecnológicos y culturales en los cuales se encuentran las organizaciones. También se destaca la utilidad de la creación de pruebas piloto, de 4 a 6 meses, para determinar las posibles fallas. Y por último, una apropiación cultural que incluya un seguimiento constante de este modelo.
Organización del teletrabajo: sus modalidades
Según las leyes colombianas, desde 2008 el teletrabajo se divide en 3 grandes segmentos: teletrabajo autónomo, suplementario y móvil. Estas clasificaciones dependen del lugar de trabajo, el rol por desempeñar y el perfil del empleado.
Para comenzar, el teletrabajador autónomo es definido como el empleado independiente que se vale de las TIC para el desarrollo de sus tareas, realizándolas desde cualquier lugar elegido por él.
El teletrabajador suplementario se refiere aquel que teletrabaja al menos 2 días a la semana, es empleado con contrato laboral que alterna sus tareas entre la oficina o sede de su empleador y otro lugar (su casa o cualquier otro).
Por último, el teletrabajador móvil es aquel que no tiene definido un lugar de trabajo y usa dispositivos móviles para ejecutar sus deberes. Suele ausentarse con frecuencia de la oficina.
En estos 3 microvideos, el Ministerio TIC explica claramente estas 3 modalidades de teletrabajo.
Cabe resaltar que estos conceptos datan de hace 15 años, y que incluso sin contar la pandemia, este es un tiempo muy amplio en el que han cambiado las tecnologías, las expectativas de empleadores y empleados, las formas de practicarlo y hasta los términos.
Más actual resulta la lista de modalidades del blog del BID, que menciona las siguientes:
- Teletrabajo desde casa: Implica trabajar en el domicilio utilizando tecnología, con control del empleador o flexibilidad horaria según el acuerdo establecido.
- Teletrabajo híbrido: Realizado ocasionalmente, combina trabajo remoto y oficina, brindando flexibilidad en la ubicación y días de trabajo.
- Teletrabajo de elevada movilidad: Incluye empleados itinerantes que prestan servicios en distintos lugares, como representantes comerciales y de ventas.
- Telecentros o coworking: Son espacios y recursos compartidos donde las empresas pueden alquilar lugares para sus teletrabajadores, fomentando la colaboración.
- Teletrabajo nómada: Consiste en profesionales sin lugar fijo que trabajan en diferentes espacios como cafés, hoteles o en los propios coworking.
- Teletrabajo en hotelling: Trabajadores desempeñan sus tareas en espacios reservados dentro de otras empresas, ideal para servicios externos.
- Teletrabajo offshore: Surge al tercerizar tareas a fuerzas laborales en otros países, aprovechando talento y husos horarios convenientes a costos competitivos.
¿Qué ventajas y desventajas tiene el teletrabajo para el trabajador y para la empresa?
Durante los meses de confinamiento por la cuarentena, las empresas y todo tipo de organizaciones debieron asumir en tiempo récord el desafío de implementar de emergencia una nueva modalidad laboral sin la presencia física de los empleados. Y, pese a los lógicos errores en el proceso, pudieron experimentar los beneficios que siempre se le han atribuido al teletrabajo.
Entre los empleados, según distintos estudios en varios países, la mayoría se sintió más productiva, al tiempo que aumentó su grado de satisfacción y apego con la empresa.
Entre tanto, las organizaciones experimentaron una reducción en los costos fijos de arriendo o propiedad de sus oficinas, servicios públicos, renovación de hardware y otros gastos habituales del trabajo presencial.
Para mostrarles a los empresarios y los trabajadores cómo adoptar el teletrabajo podría llevarles estos beneficios mencionados, y otros más, el Ministerio TIC creó en 2019 la aplicación web llamada Calculapp, que muestra los ahorros económicos, de tiempo y otros beneficios para los empresarios y para los trabajadores.
Otros beneficios asociados al teletrabajo se relacionan con bienestar físico y emocional, bienestar financiero e incluso social, porque las ciudades también son beneficiadas por esta tendencia al tener menos gente en las calles y de esta forma se mejora su movilidad. Además, se crea empleo en ciudades y regiones menos pobladas, pues los teletrabajadores pueden vivir fuera de la ciudad sede de su empresa.
En cuanto a las desventajas potenciales, se encuentran el posible aislamiento de los empleados entre sí y con su empresa y potenciales problemas de salud mental, la mala ergonomía de los muebles en el hogar y sus consecuentes afectaciones a la salud física, los riesgos de no separar el trabajo de la vida familiar y síndromes como el de ‘burnout’, del lado de los empleados. Y para las empresas, son desventajas o riesgos la falta de control sobre lo que están haciendo los empleados, nuevos desafíos de ciberseguridad y la falta de pertenencia y el agotamiento de sus trabajadores.
Leyes que regulan el teletrabajo en Colombia
La Ley 1221 de 2008 y los decretos 884 del 2012 y el 1227 de 2022 son las bases normativas que reglamentan el teletrabajo en Colombia. La primera de ellas, la Ley 1221, reconoció oficialmente el Teletrabajo como una modalidad laboral en el país, al tiempo que creó la Red Nacional de Fomento al Teletrabajo.
Por otro lado, el Decreto 884 de 2012 determinó unas condiciones laborales entre empleadores y teletrabajadores que incluyen principios de voluntariedad, igualdad y reversibilidad que aplican para el modelo.
En cuanto al Decreto 1227 de 2022, se trató de una medida que buscaba facilitar y eliminar las brechas para la implementación del Teletrabajo. Dentro de estas medidas se incluyó que el empleador y la empresa puedan llegar a un acuerdo para que el teletrabajador use sus propias herramientas y reciba una compensación por ello.
Además de la conocida Ley del Teletrabajo de 2008 y los decretos mencionados, la adopción intensa y sin preparación del teletrabajo y el trabajo remoto durante la pandemia generaron malas prácticas, tales como extensas jornadas, mensajes de los jefes en horarios extralaborales y problemas de salud y desbalance entre trabajo y tiempo libre.
Por ello, los legisladores y el Ministerio de Trabajo impulsaron diversas leyes que complementan la Ley de 2008. En mayo de 2021 aprobaron la Ley 2088, de Trabajo en Casa, y meses después, en agosto, la Ley 2121, de Trabajo Remoto (que luego fue reglamentada con el Decreto 555). Adicionalmente, en enero de 2022 se aprobó la Ley 2191, conocida como la Ley de Desconexión Laboral.
¿Cuál es la diferencia entre teletrabajo, trabajo en casa y trabajo remoto?
Según las leyes mencionadas de 2008 y 2021, en Colombia estas son las características de estas 3 modalidades de trabajo:
| Concepto | Teletrabajo | Trabajo en casa | Trabajo remoto |
|---|---|---|---|
| Definición | Forma de organización laboral que utiliza las TIC para el contacto entre trabajador y empresa. | Habilitación temporal para desempeñar funciones laborales fuera del sitio habitual. | Modalidad en la que toda la relación laboral se realiza de manera remota. |
| Características | No requiere presencia física en un sitio específico de trabajo. | No hay interacción física entre empleador y trabajador. | |
| Para su implementación se requiere la adaptación del reglamento interno de trabajo. | No requiere un contrato especial como el teletrabajo, pues se trata de algo ocasional o por circunstancias especiales. | ||
| El trabajador tiene la facultad de decidir regresar a un espacio presencial. | El trabajo en casa es obligatorio. El empleado no puede decidir volver a una oficina. | Es voluntario. No tiene la opción de exigir trabajar en una oficina. | |
| Herramientas | Las debe proveer el empleador. | El trabajador puede usar sus propias herramientas. (Y recibe un auxilio de conexión, si su salario es menor a 2 salarios mínimos). | El empleador debe proveerlas. |
| Duración | Forma organizativa a largo plazo. | Opción transitoria y circunstancial. | Relación laboral completamente remota desde el inicio. Sin interacción física. |
| Implica un contrato laboral especial. | No implica cambio en la relación laboral. | No se rige por las normas del teletrabajo o del trabajo en casa. | |
| Regulación | Ley 1221 de 2008 | Ley 2088 de 2021 | Ley 2121 de 2021 |
Software de teletrabajo (y otras herramientas tecnológicas)
El software, incluidos los servicios en línea, cumple un papel crucial en el teletrabajo y las otras modalidades virtuales, ya que permiten a las empresas y empleados aumentar su productividad, comunicarse de manera eficiente y colaborar en tiempo real, sin importar la ubicación.
Y el teletrabajo no solo depende del software: el hardware y la conectividad también juegan un papel fundamental. Un equipo de cómputo eficiente y actualizado, junto con periféricos adecuados, como teclado, cámaras web y parlantes, permite a los empleados trabajar de manera cómoda, eficiente y saludable.
Por supuesto, software y hardware deben estar acompañados de una conexión a Internet confiable y de banda ancha o alta velocidad, que hoy es imprescindible para garantizar que las herramientas en línea funcionen sin problemas y que la comunicación y colaboración se realicen sin interrupciones.
En este informe no es el propósito presentar un mapa completo de las soluciones tecnológicas útiles para el teletrabajo, pero esta sencilla tabla puede orientar a un empresario o a un trabajador independiente sobre qué elementos tecnológicos podrían sumarse a un proyecto de teletrabajo –o trabajo remoto o virtual, desde el punto de vista de las empresas y de los trabajadores:
Habilidades clave para triunfar en el teletrabajo
Para un trabajador, ser exitoso en la modalidad de teletrabajo o en alguna otra modalidad no presencial exige no solo las habilidades de su labor y del trabajo tradicional, sino otras que compensan las limitaciones emocionales y de comunicación que brinda la presencialidad.
No todo trabajador, por bueno que sea, garantiza ser exitoso con su trabajo desde la virtualidad. Por eso, la decisión de una empresa de ‘enviarlo a casa’ debe iniciar con un diagnóstico de sus habilidades y con una presparación de su espacio de trabajo, entre otros aspectos.
Estas son algunas de esas habilidades:
- Autodisciplina: Mantenerse enfocado y evitar distracciones en el entorno doméstico.
- Gestión del tiempo: Establecer y cumplir horarios y priorizar tareas de manera eficiente.
- Comunicación efectiva: Ser claro y conciso en la comunicación escrita y verbal.
- Habilidades digitales y tecnológicas: Comprender el entorno digital, las redes sociales y las plataformas y herramientas de hardware, software y especialmente las de colaboración en línea.
- Adaptabilidad: Ajustarse a diferentes entornos y situaciones con rapidez.
- Solución de problemas: Resolver problemas de forma independiente y creativa.
- Autonomía: Trabajar sin supervisión constante y tomar la iniciativa.
- Trabajo en equipo virtual: Colaborar y construir relaciones con colegas a distancia.
- Toma de decisiones: Tomar decisiones informadas y oportunistas.
- Organización: Mantener un espacio de trabajo ordenado y gestionar recursos.
- Aprendizaje continuo: Estar abierto a adquirir nuevos conocimientos y habilidades.
- Gestión del estrés: Manejar la presión y el estrés en situaciones laborales desafiantes.
- Resiliencia: Recuperarse rápidamente de contratiempos y mantener la motivación.
- Inteligencia emocional: Reconocer y gestionar las emociones propias y de los demás.
- Habilidades de presentación: Presentar información de forma efectiva en reuniones virtuales.
Al igual que los trabajadores, las empresas deben crear estrategias para adoptar adecuadamente el teletrabajo y otras modalidades no presenciales, y también necesitan tener capacidades para ser exitosas en la adopción del teletrabajo o trabajo remoto. Algunas de estas incluyen:
- Comunicación efectiva: Las empresas deben poder comunicarse de manera efectiva y clara con los empleados que trabajan de forma remota. Esto incluye el uso de herramientas de comunicación en línea y el establecimiento de expectativas claras para la comunicación.
- Flexibilidad: Las empresas deben ser capaces de adaptarse a diferentes situaciones y necesidades de los empleados que trabajan de forma remota. Esto puede incluir horarios de trabajo flexibles y la posibilidad de trabajar desde diferentes ubicaciones.
- Confianza y autonomía: Las empresas deben confiar en sus empleados para trabajar de manera independiente y tomar decisiones informadas sin la necesidad de supervisión constante.
- Gestión remota: Las empresas deben ser capaces de gestionar a sus empleados de forma remota y mantener la motivación y el compromiso de los trabajadores.
- Tecnología y herramientas adecuadas: Las empresas deben proporcionar a sus empleados las herramientas y tecnología necesarias para realizar su trabajo de forma remota, incluyendo acceso a plataformas de colaboración y herramientas de gestión de proyectos.
- Cultura y valores: Las empresas deben mantener una cultura corporativa positiva y fomentar los valores y la colaboración, incluso en un entorno de trabajo remoto.
- Planificación y organización: Las empresas deben ser capaces de planificar y organizar el trabajo de forma efectiva para garantizar que los objetivos y proyectos se completen a tiempo y de manera eficiente.
Futuro del teletrabajo en Colombia
A pesar de las ventajas, el teletrabajo –así como las otras modalidades mencionadas, el trabajo en casa y el trabajo remoto– no es para todo el mundo. Según un estudio de la Asociación Nacional de Empresarios de Colombia (Andi), 39,8 % de las empresas encuestadas no estaba seguro de mantener la modalidad remota tras la pandemia. Una opinión que contrastaba con el 87,6 % de los empleados, que querían seguir trabajando remotamente, según una encuesta del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (Dane) realizada en 2022.
Entre estas opiniones diversas ha ganado mucha fuerza una tercera alternativa, y es la semipresencialidad o trabajo híbrido. Una medida bien vista por el 64 % de los empleados del país, porque permite mezclar los beneficios de bienestar mental de los empleados con la reducción de costos para las empresas.
Además, la presencialidad sigue siendo la mejor alternativa en muchas labores, y el trabajo presencial sigue brindando ventajas como el relacionamiento con los pares, generar una mayor visibilidad hacia diferentes niveles dentro de la organización y una mayor probabilidad de elevar el sentido de pertenencia.
El teletrabajo en Colombia tiene un gran futuro, para bien de empresas y trabajadores. Pero para que esto se concrete es fundamental que los empresarios sean abiertos y adaptables a los cambios –si a pesar de las lecciones de la pandemia aún no han dado este paso–, que comprendan que cada situación laboral es única y requiere un enfoque específico.
La presencialidad sigue siendo la mejor opción para ciertas labores, pues ofrece ventajas como el relacionamiento entre colegas, mayor visibilidad de los trabajadores en la organización y un sentido de pertenencia más fuerte. Al evaluar las necesidades de sus empleados y la dinámica de su negocio, los líderes pueden encontrar el anhelado equilibrio para lograr el máximo rendimiento y satisfacción laboral.
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