Si resulta que la cuarta es la vencida y no se establecen más prórrogas a los plazos, a partir del próximo domingo 1º de noviembre los establecimientos y personas obligados a hacerlo (y que no lo estén haciendo ya, por supuesto) deben comenzar a emitir la factura electrónica.
Las información relacionada con las obligaciones, plazos y condiciones –que sufrieron algunas modificaciones con el último aplazamiento– están consignadas en la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020. Se trata de un documento que se hace particularmente extenso debido a los anexos técnicos que contiene, por lo que si tiene la obligación de expedir facturas electrónicas y no lo ha leído o no ha adelantado el proceso, es posible que tenga que sacarle el jugo al curso de lectura rápida para alcanzar a hacerlo a tiempo. La buena noticia es que con el acompañamiento adecuado por parte de un proveedor autorizado, esto no debería ser un gran dolor de cabeza.
Al menos no si los aplazamientos tienen que ver con nuestra muy colombiana costumbre de dejar todo para última hora y no con el hecho de que el proceso realmente no sea tan fácil. Al respecto, Wendy Andrade, directora regional de Operaciones de Gurusoft para Latinoamérica (empresa proveedora de sistemas contables y de facturación electrónica en la región), afirma: “Uno pensaría que solo es digitalizar y que la factura que hago en físico ahora la hago en un computador. Pero por detrás hay otros procesos que buscan que la facturación electrónica sea segura, como el uso de una firma digital para verificar la identidad de la empresa o la persona que la emite; ahora también hay un proceso de validación por parte de la Dian [que incluye la información del emisor, del comprador, cálculos relacionados con impuestos, descuentos, retenciones, etc.]. Ese proceso es lo que hace un poco compleja la facturación electrónica”.
De cualquier forma, la ejecutiva de Gurusoft señala que con el acompañamiento adecuado, la migración hacia la facturación electrónica podría tomar alrededor de 4 horas para una empresa mediana, siempre y cuando tenga bien organizados sus sistemas actuales de facturación, pues el proceso implica la integración con ellos y algunas validaciones con la Dian. Sin el conocimiento, la preparación o el acompañamiento adecuados, la migración podría extenderse por días.
Cabe anotar que la facturación electrónica ya está implementada en aproximadamente 70 % de los países de América Latina, según información de Siigo, destacada empresa de desarrollo de software administrativo y contable para medianas y pequeñas empresas en Colombia. Además de nuestro país, Ecuador, Argentina, Brasil, México, Guatemala, Uruguay, Chile, Honduras, Perú, Bolivia y Costa Rica tienen decretos o leyes que exigen a los empresarios hacer el paso a esta modalidad. El otro 30 % de la región –El Salvador, Panamá, Paraguay, República Dominicana y Venezuela– solo la mantiene como una opción. Para comienzos de octubre, añade Siigo, más del 49 % de las empresas obligadas a facturar electrónicamente en Colombia ya había implementado este tipo de facturación.
El proceso, sin embargo, sigue adelante. Las disposiciones de la Dian no solo hablan de facturas, sino de documentos equivalentes (como las boletas para entrar a cine o los pasajes de avión, explica Wendy Andrade), que también tienen que incorporarse a los procesos de reglamentación, en plazos que están establecidos hasta junio de 2021.
[su_box title=”¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica?” style=”default” box_color=”#F73F43″ title_color=”#FFFFFF” radius=”0″]
- Reducción de costos: se evitan pagos por elementos como la tinta y el papel, se ahorra en tiempo y despacho de la factura y se tiene mejor espacio de almacenamiento, ya que todo se hace desde un software de facturación electrónica.
- Cobros eficientes: facturar electrónicamente permite mejorar la gestión de cobro con el cliente, a través de seguimientos por mensaje de texto, botón de pago en sus cotizaciones y facturas y otras facilidades que ayudan a agilizar.
- Optimización de procesos para las empresas: permite ser más rápido y eficiente en los procesos administrativos, lo cual facilita incluso la aprobación de créditos bancarios, ya que permite tener toda la información organizada y almacenada, garantizando el cumplimiento de los requisitos para la consecución de los préstamos.
- Facilidad en las transacciones: se genera un canal de comunicación con el cliente y, además, tanto vendedor como comprador pueden consultar las facturas de manera online siempre que lo necesiten.
- Trazabilidad y seguridad en la operación: se facilita el seguimiento y control de las facturas de venta, se elimina el riesgo de perder documentos y se mejora la gestión de estos.
(Con información de Siigo)
[/su_box]
A las ventajas ya expuestas, la directora regional de Operaciones de Gurusoft añade que la facturación electrónica se puede hacer desde cualquier dispositivo (computador, tableta o celular) y desde cualquier parte del mundo.
A medida que el proceso avanza, los establecimientos y compradores confiamos en que el reemplazo del papel sea efectivo y definitivo, pues experiencias anteriores nos han acostumbrado a tener copias impresas, por si acaso (por ejemplo, la revisión técnico-mecánica o el seguro obligatorio entre la guantera del carro, por si caemos en una inspección y el agente no tiene acceso a Internet).
También se espera que para procesos como el cambio o devolución de una mercancía –para los que la factura ha sido siempre un soporte indispensable–, los comercios puedan acceder a su propia base de datos utilizando el número del documento, sin que sea necesario imprimirlo.
En este enlace puede consulta el calendario para la implementación de la facturación electrónica.
