Aunque por alrededor de un año Colombia y el mundo han estado sumergidos en una situación extraordinaria, las medidas para contrarrestar los efectos de la enfermedad tomaron por sorpresa a muchas empresas y a los equipos que trabajan cada día en ellas.
La situación de pandemia seguramente pasará en algún momento, ya sea en meses o años en el futuro. Con la mayoría de la población trabajando de manera remota –para algunas personas ha sido la primera vez en sus vidas–, sería incorrecto pensar que la pandemia no tendrá consecuencias más allá de la emergencia sanitaria.
La nueva cultura conectada y de trabajo remoto vivirán más tiempo que la pandemia misma. La cultura de trabajo remoto debe ser apoyada por equipos de recursos humanos, y los pasos que damos hoy serán los pilares que fundamentan la cultura corporativa del futuro.
Acá les dejamos 5 estrategias fundamentales de Recursos Humanos para el trabajo remoto optimizado y eficiente.
1. Establecer metas y expectativas
Uno de los aspectos laborales que se han reforzado con la pandemia es el cambio en la consecución de metas. Una nueva forma de trabajar significa también que habrá muchos cambios, y con ellos vendrán los malestares de tener que adaptarse a nuevas rutinas y herramientas.
En este punto es clave que los equipos de Recursos Humanos ayuden a definir expectativas y metas basadas en las necesidades de la compañía, nos dice Kathy Gurchiek de SHRM. Crear documentos y protocolos sobre la frecuencia de videoconferencias o el uso del correo electrónico ayudan a facilitar la transición a un trabajo remoto más eficiente. De la misma manera, compartir información sobre flexibilidad de horarios y métodos adecuados para medir la productividad laboral son elementos claves en esta nueva era del trabajo.
Por medio de la definición de metas y procesos claros, el área de Recursos Humanos puede ayudar tremendamente a una alta eficiencia y productividad del trabajo remoto.
2. Garantizar el acceso a las herramientas
El cambio hacia un ambiente remoto significa que no solamente se deberán utilizar nuevas herramientas tecnológicas, sino que además los empleados deben ser instruidos en qué herramientas utilizar y cómo hacer un uso efectivo de ellas. Zoho, por ejemplo, incluye aplicaciones como Cliq, Workdrive y Meeting en su suite Remotely, así como otros desarrolladores tienen paquetes completos que requieren una mínima capacitación.
Con este tipo de herramientas se pueden cubrir áreas como la necesidad de tener una plataforma para videoconferencias, chat corporativo y la facilidad para compartir documentos. Recursos Humanos debe velar no solo por el acceso de todos los empleados a estas herramientas, sino también por el buen uso de ellas.
De nuevo, establecer protocolos claros para las videoconferencias y el uso de chat corporativo facilitará la labor y aumentará la productividad de la compañía.
3. Crear protocolos de comunicación
Una vez entendidas las herramientas más apropiadas para el trabajo remoto, el paso siguiente es crear documentación clara sobre su uso, aconseja Kelly ann Doherty de Forbes Human Resources Council. En algunas compañías, los empleados se comunican con sus superiores diariamente, ya sea por medio de reuniones privadas o que incluyan a todo el el grupo de trabajo.
Puede que las videoconferencias diarias tomen mucho tiempo para algunas empresas, entonces cuentan con chats empresariales (tipo Zoho Cliq, Slack, etc.) para hacer seguimiento de las tareas de los empleados. De la misma forma, también puede ser productivo crear estándares para los correos electrónicos que incluyan métricas como método y tiempo de respuesta.
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- Usar una plataforma de mensajería –como Zoho Cliq– para facilitar la comunicación diaria y urgente. La versión tradicional de WhatsApp no está pensada para ser una herramienta corporativa y vale la pena buscar un soluciones más adecuadas.
- Tener un un estándar de tiempo de respuesta adecuado para hacer mejor control de los correos electrónicos.
- Definir qué interacciones requieren de videoconferencias y qué otras no para evitar la sobrecarga de reuniones.
- Mantener la comunicación oficial y de nivel general a correos electrónicos.
- Dejar muy claras las línea de comunicación entre empleados. ¿Qué hacer si no hay respuesta de correo? ¿Cuándo es necesario citar a videoconferencia y cuándo no? ¿Cuándo es prudente contactar a recursos humanos?
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4. La interacción social sigue siendo vital
La comunicación empresarial es fundamental para el progreso de la compañía, pero igual de importante es la salud mental de sus empleados. En un ambiente de cuarentena es importante promover iniciativas que fomenten la interacción social de sus empleados en temas no relacionados con el trabajo.
En medio de la pandemia de Cóvid-19 también se ha disparado la pandemia del agotamiento laboral, que en inglés se conoce como burnout. Uno de los factores para combatir esta situación es la creación de espacios de esparcimiento; ambientes en donde los empleados puedan despejar la mente de materias laborales y conocerse mejor los unos a los otros.
Esto, además de aportar positivamente a los hábitos de los empleados, también ayuda a crear un sentimiento de comunidad mucho más estrecho y robusto.
5. Nunca es tarde para innovar
Durante la creación de todas estas nuevas dinámicas de recursos humanos para el trabajo remoto, nunca debe perderse la idea de innovación. Puede que la herramienta que use actualmente no se ajuste a las necesidades de su equipo y que deben buscar nuevos horizontes.
Por ejemplo, puede que migrar procesos operativos desde Zoho Sheet hacia Zoho Sprints resulte en un tiempo de adaptación. Sin embargo, estos procesos de innovación deben tener una planificación y tiempos de ejecución adecuados a las expectativas que se hayan planteado.
En este punto también es muy importante escuchar la retroalimentación de los equipos de trabajo. ¿Qué está funcionando y qué no? ¿Qué procesos se pueden mejorar y adaptar mejor a las metas corporativas? Estas son preguntas que deben enmarcar la innovación de estrategias de Recursos Humanos.
La tarea de manejar los recursos humanos adecuadamente ha cambiado por completo con la introducción del trabajo remoto. Esto no significa que deba ser menos productiva, sino que simplemente se deben adaptar los procesos para poder llegar a la misma eficacia de antes e incluso superarla.
Imagen principal: Cytonn Photography on Unsplash
