Desde el 1º de octubre de 2021, la nómina electrónica se oficializó en Colombia para todas las empresas de más de 250 empleados. Mes a mes, la Dian –Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales– empezó a exigir este formato para más empresas, un ciclo que terminaría en enero con las empresas de menos de 10 empleados a nivel nacional entrando al nuevo esquema.
La nómina electrónica es uno de los últimos movimientos en el terreno de la digitalización por parte de la Dian. La meta, según la entidad, es no solamente poder mejorar el control fiscal en el país, sino también que tanto empresas como la entidad tengan información actualizada y mucho más rápido que en el pasado.
¿En qué consiste y cómo afecta su compañía?
Empecemos por lo fundamental: la nómina electrónica es un documento digital que hace parte del nuevo sistema de facturación de la Dian. Este documento es entregado mes a mes, y contiene información como los pagos o abonos en cuenta producto de una relación laboral, pensiones y deducciones de cada empleado en una empresa. La nómina electrónica es un documento obligatorio y que no tiene precedente en el marco tributario en el país.
“El documento soporte de pago de nómina permite mantener actualizada la información sobre costos y deducciones por concepto laboral, para ser utilizados en el impuesto a la renta”, dice la Dian. Si bien en principio nace como una evolución para que la entidad pueda tener mejor trazabilidad y control, esto también tiene beneficios para las empresas. Las devoluciones tributarias, por ejemplo, ahora son generadas automáticamente gracias a la información almacenada.
Si bien en principio la nómina electrónica es obligatoria, existen algunas excepciones. “Es una obligación, pero si una entidad no es responsable del impuesto a la renta, como por ejemplo una fundación, no está obligada a presentar nómina electrónica. Si es una empresa pública, tampoco lo está”, explica Jorge Convers, gerente de la Unidad de negocios de Gestión Humana en Novasoft. Novasoft es uno de los operadores avalados por la Dian para realizar la transmisión de nómina digital más relevantes en la actualidad, aunque en el país existen actualmente 77 operadores tecnológicos autorizados por la Dian.
Recordemos que la nómina electrónica es solamente un apartado en el camino hacia la digitalización que ha dado la Dian en los últimos años. La entidad aseguró que se digitalizarán los procesos tributarios, aduaneros y cambiarios, así como la integración de nuevos sistemas de gestión. Relacionada a la nómina electrónica, la Declaración de Renta ahora también puede ser realizada digitalmente e incluso la misma entidad ha empezado a generarla y enviarla automáticamente a los trabajadores del país.
“Al buscar que lo digital permeara la organización, el gran reto era ir más allá del uso de tecnología de punta e implementar cambios en los procesos de la entidad y transformar la cultura organizacional”.
Dirección de impuestos y aduanas nacionales
Puntos para tener en cuenta
Uno de los puntos más importantes que se deben entender es que la nómina electrónica es un documento que se almacena en la nube. En otras palabras, este documento no ocupa espacio en servidores internos y puede ser consultado constantemente para que la misma empresa que lo genera pueda tener mejor contabilidad y registros de los pagos realizados.
Este documento, sin embargo, no puede ser enviado por cualquier persona. Al igual que en la firma electrónica y digital, la Dian ha determinado que la transmisión de este documento debe ser hecha por un tercero. “Es un requisito que impone la Dian, que la transmisión debe hacerse a través de un operador autorizado y asumir los costos de habilitación y de transmisión de los comprobantes”, explica Convers.
Antes de contratar la nómina electrónica con un tercero, fíjese que la empresa esté constituida legalmente en el país y que cuente con la certificación ISO 27001. Acá estamos hablando de información sensible para empresas y empleados, por lo que la Dian solamente avala operadores que pueden garantizar el tránsito seguro de esta información para que no existan filtraciones ni irregularidades. Convers resalta igualmente que este proceso debe obligatoriamente ser realizado por una empresa legalmente constituida, mas no por individuos.
De la misma forma, sin importar cómo sea el esquema de pago de la empresa, la nómina electrónica debe ser presentada dentro de los primeros 10 días de cada mes. Por lo general, las empresas solamente se encargan de entregar los documentos al operador tecnológico de confianza, y este operador se encarga de la verificación y transmisión.
Para las empresas, Convers explica que el proceso de transición hacia la nómina electrónica depende en gran parte de qué tan avanzados están en sus procesos digitales. Si una empresa pequeña, por ejemplo, todavía realiza la contabilidad en Excel y a mano, el proceso de implementación es más complicado. Por otro lado, compañías con software de gestión empresarial ya implementado seguramente tengan la tarea mucho más fácil. De nuevo, esto sirve para recalcar la urgencia de la digitalización en el sector empresarial.
Para las pymes del país con menos de 10 empleados, si bien tenían como plazo los primeros 10 días de enero para la transmisión de información, la Dian amplió el plazo y ahora debe ser enviada a más tardar en los primeros 10 días de marzo de 2022.
El esfuerzo de la digitalización
La nómina electrónica representa uno de los mayores cambios para las empresas en el país, ya que obliga no solamente a la digitalización de los procesos internos, sino también a la verificación externa de estos documentos legales. Si bien el plazo en la recepción de documentos se ha aplazado para algunos grupos, lo cierto es que desde la Dian han visto gestos positivos frente a la iniciativa.
“Los empresarios, contribuyentes, gremios y la ciudadanía en general han tenido una gran receptividad de esta iniciativa, han encontrado las bondades de tener procesos electrónicos”, explica la Dian. Agrega además que la meta es tener el 100 % de los soportes tributarios totalmente desmaterializados para dotar tanto a la entidad como a las empresas con mejores insumos en la lucha contra la evasión y el contrabando en el país.
Por el lado de los operadores, Novasoft ha visto también una recepción positiva por parte de sus clientes. Parte del éxito ha estado en la simplificación de procesos, ya que los proveedores de software se encargan de verificar, corregir y lidiar con cualquier problema técnico que se presente. “Nosotros como casa de software hemos vivido esa evolución porque cada día hay que cumplir más requisitos y nuestro software debe ajustarse a los requisitos de la Dian”, explica Jorge Convers, de Novasoft.
Aún más importante, implementar este tipo de iniciativas también representa una ventaja para las empresas. Es cierto que es un documento obligatorio, pero la digitalización y automatización de estos procesos se traduce también a una menor carga interna en materia de contabilidad. No todas las empresas son adeptas en la implementación de soluciones de software, y es importante contar con aliados clave que aligeren cargas externas para poder concentrarse en el núcleo del negocio.
Imagen principal: Kelly Sikkema (Unsplash)
