Levante la mano quien no tenga un familiar o amigo que vive a la caza de ofertas y se ufana de adquirir los productos y servicios más baratos del mercado, simplemente por eso, porque son baratos. Ahora, levanten la mano los que no hayan tenido que decirle en algún momento a ese familiar o amigo una frase como “¿vio? Es que lo barato sale caro“. Si hay alguien que no haya levantado la mano, queremos aclarar que la pregunta solamente estaba dirigida a nativos del planeta Tierra… porque si realmente no la levantó, esa persona debe venir de otro planeta.
Aunque diferentes fuentes llevan el origen del término incluso hasta la época de Napoleón, la mayoría coincide en que el término Costo Total de Propiedad adquirió su connotación actual por allá a finales de la década de 1980, cuando el Grupo Gartner lo utilizó como una medida para evaluar el costo de los sistemas de información, pero que ahora se aplica prácticamente en todas las industrias. CTP o TCO (como se le conoce universalmente, por la sigla en inglés de Total Cost of Ownership) es un concepto que se refiere al hecho de que el valor económico de las cosas (productos, bienes, servicios) no solo se relaciona con la inversión necesaria para adquirirlas, sino con los costos involucrados en el hecho de que se conserven útiles. Es –palabras más, palabras menos– una versión moderna de “lo barato sale caro“.
Los ejemplos abundan. Si quisiéramos irnos al extremo, podríamos decir que el TCO de los chicles que un padre le compra al niño en el supermercado debería incluir el valor del tratamiento odontológico que necesitará si no se lava bien los dientes después de comerlos. Pero como no se trata de ir tan lejos, piense en que el TCO de una impresora no solo involucra el precio que pagó por ella, sino el valor de los cartuchos de recarga o el tóner de repuesto; el del mantenimiento anual, si imprime altos volúmenes de información… Pero seguramente no incluiría el costo del papel, que de alguna forma sería el mismo independientemente de la impresora que utilice y estaría más relacionado con su tipo de trabajo y otras necesidades de su negocio (¿le basta con papel reciclado o requiere fotográfico?).
Sin embargo, aunque el concepto es el mismo en su base, la manera de calcular el TCO ha cambiado a medida que los modelos de mercado también lo hacen. El advenimiento de la computación en la nube, de los productos y servicios por alquiler, del trabajo remoto y otras modalidades han introducido variaciones en la ecuación.
“En general, las dinámicas de análisis de TCO pueden llegar a ser tan complejas y detalladas como se quiera, o incluso tener en cuenta solo aspectos generales de acuerdo al objetivo que se persigue con la identificación del TCO“, explica Edison Parra, gerente de Transformación Digital de Axity en Colombia.
El ejecutivo aclara que las variables involucradas en el cálculo pueden cambiar según el tipo de producto o servicio específico que se analice, pero que en general se identifican tres grandes componentes:
- La adquisición: todo lo relacionado con el valor de compra, los descuentos y el valor futuro del producto o servicio.
- La implementación: todo lo relacionado con el despliegue e instalación, la implementación de controles, inicio de operación, capacitación, adopción y puesta en marcha de la solución.
- El soporte: todo lo relacionado con la atención de incidentes, mantenimientos, evolución y mejora, así como el desmonte del producto o servicio.
Un escenario más detallado involucra los los costos tangibles e intangibles, directos e indirectos en el ciclo de vida de un producto o servicio, ilustra Claudia Martínez, Relational Sales Manager de Lenovo Colombia. Así, el listado se estiende a aspectos como el tiempo de vida útil que se proyecta para el producto y, en el caso del servicio, el tiempo que se espera tenerlo vigente o contratado; el software requerido de acuerdo con el perfil del usuario o a los sistemas de información de la compañía; el crecimiento en servicios dentro de la compañía que impliquen más demanda de recursos y esto conlleve a la repotenciación en el mediano/largo plazo, ya sea de adición de recursos de hardware o adquisición de productos de software; el mantenimiento que se realizará para tener a punto el producto o servicio, preventivos y correctivos; dispositivos externos requeridos por el usuario; cargos de telecomunicaciones; costos ocultos e intangibles por caídas de sistema, como productividad de los usuarios, servicio a clientes externos, entre otros, y costos de administración.
¿En cuánto me lo deja si se lo alquilo?
Sin embargo, a medida que las empresas han tenido la posibilidad de no comprar productos y servicios, sino de alquilarlos, la fórmula –que, insistimos, se conserva en su base– ofrece alternativas interesantes.
Ricardo Sarmiento Arandia, ejecutivo de Desarrollo De Negocios de la compañía Controles Empresariales, afirma que el modelo de alquiler de aplicaciones apoya la disminución del TCO de las organizaciones, pues las libera de costos como el mantenimiento o el soporte a los usuarios con recursos dedicados para estas labores. “Estos costos son trasladados a organizaciones que por sus estructuras y especialidades generan economías de escala y, lo más importante, los recursos de la organización se dedican a la generación de actividades de valor“.
Edison Parra, de Axity, añade que cuando una organización puede pagar por el consumo en un escenario mensual o anual encuentra muchos beneficios respecto a tener que implementar por completo la aplicación. “Esto tiene dos grandes impactos: el flujo de caja alrededor de la aplicación mejora de acuerdo con la forma de invertir, pasando de ser un alto Capex a un costo Opex, y el costo del servicio mejora, por cuanto en la mayoría de escenarios el pago se calcula de acuerdo al nivel de uso, aprovechando mejor los recursos“.
Claudia Martínez redondea la idea: “El modelo de alquiler de aplicaciones permite a las compañías disfrutar del uso de ciertas aplicaciones bajo la modalidad de pagos mensuales; por lo tanto, en el ejercicio de costo total de propiedad amortigua un costo inicial de compra en cuotas mensuales que adicionalmente abarcan los rubros de licenciamiento, soporte y mantenimiento, en el que la compañía prácticamente se desentiende de estas responsabilidades directas sobre las aplicaciones para mantenerlas actualizadas y a punto“. Añade que, sin embargo, dependiendo del tiempo por el cual se desea alquilar las aplicaciones y la proyección de estas en la compañía, se deben analizar los 2 modelos (compra y alquiler) para concluir cuál determina un menor TCO en el largo plazo.
Los modelos actuales en los cuales las empresas asumen la totalidad del TCO de la tecnología son modelos poco escalables, pues los costos y la distracción de los recursos económicos y humanos para la realización de actividades que no generan valor a las organizaciones son altos. Son recursos que podrían estar en función del crecimiento de las organizaciones y de la generación de mejoras en sus ingresos o la reducción de los costos, para así impactar positivamente nuestras empresas.
Ricardo Sarmiento Arandia, ejecutivo Desarrollo De Negocios de la compañía Controles Empresariales.
En este escenario, la flexibilidad y la escalabilidad también juegan un papel importante, pues marcan la diferencia entre tener que volver a hacer una inversión de ceros (comprar un servidor nuevo, por ejemplo) o agregar recursos a las herramientas ya existentes, lo que al final redunda en beneficio de las arcas de la empresa: “Crecimientos verticales implican cambios totales o adición de mayor capacidad de procesamiento físico; en cambio, los crecimientos horizontales permiten el aprovechamiento al máximo de los recursos para adaptarse a periodos específicos o constantes de crecimiento. Un ejemplo son los ambientes definidos por software, donde los recursos físicos son distribuidos virtualmente para un mayor aprovechamiento de la infraestructura y así responder a las necesidades del negocio con agilidad“, señala Claudia Martínez.
Para ella, el enfoque de las organizaciones “definitivamente debe ser en soluciones escalables que permitan crecer en el tiempo con inversiones marginales que optimicen la inversión inicial y que eleven la productividad“.
Para llevar, por favor…
Y como en los tiempos actuales nada queda completo si no se involucra el COVID-19, también hay que decir que tendencias como el trabajo remoto y el hecho de usar dispositivos propios del empleado para sus actividades laborales (el famoso bring you own device, o Byod) influyen en el TCO. Claro, ninguno de estos dos conceptos es nuevo, pero se han potenciado debido a la pandemia.
Al respecto, la Relational Sales Manager de Lenovo Colombia asegura: “Definitivamente [el trabajo remoto y Byod] inciden en el TCO; sin embargo, es un reto su valoración. En estos momentos de coyuntura no todas las organizaciones han suministrado las herramientas corporativas a sus colaboradores que hoy atienden el negocio desde sus casas o con sus propios dispositivos. Por lo tanto se ven enfrentadas a costos incrementales en el tiempo por definiciones erradas de los usuarios en el dimensionamiento de los equipos, tasas de fallas de las diferentes plataformas, mantenimiento de plataformas no uniformes, compatibilidad de software y aplicaciones, obsolescencia temprana, productividad, entre otros“.
Edison Parra, por su parte, añade: “En general, todas las prácticas que de algún modo afecten en una forma cuantificable el ciclo de vida de un producto o servicio impactan en los resultados de análisis de TCO. Por ejemplo, en escenarios como Byod, el costo del dispositivo no se asume por parte de la empresa, lo cual desde su perspectiva significa un TCO menor, siempre y cuando no se impacte en cuanto a reparaciones y suministros; son algunos detalles que se deben analizar como parte del TCO completo“. El ejecutivo de Axity concluye que para determinar cómo alguna práctica afecta la ecuación, en general la sugerencia que se tiene es que se realicen análisis de sensibilidad para ver cómo se afectan otras variables.
Y así como en tiempos de Transformación Digital, el tema tecnológico ya no corresponde a un solo departamento dentro de las organizaciones, el TCO también se ve afectado por otros factores que van más allá del personal del área de tecnología. En especial, explica Claudia Martínez, en los tiempos recientes, cuando el usuario debe ser casi autónomo en las dificultades básicas que se presentan desde casa, lo que implica entrenamiento.
“Igualmente, en la nueva modalidad de teletrabajo, debe ser una prioridad para Recursos Humanos, bajo los lineamientos de las ARL, el uso de puestos de trabajo seguros (suministro de dispositivos externos para el entorno de trabajo del colaborador) y el desarrollo de entrenamientos para motivar pausas activas, administración del tiempo y balance laboral y personal“, refuerza la ejecutiva de Lenovo Colombia.
El costo es mucho más que el precio
Queda claro que el TCO puede ir más allá, ¡mucho más allá! del valor por el que se adquiere un producto o servicio. De regreso al ejemplo de la impresora, comprar una muy barata puede no ser tan buen negocio si resulta que el costo de los consumibles es muy alto o si su vida útil es muy corta; puede ser preferible comprar una más costosa, cuya tinta y costos de mantenimiento sean menores en el mediano o largo plazo. Ese concepto –tan sencillo como es– se puede extrapolar hasta escenarios tan complejos como la contratación de servicios en la nube.
Por eso, Edison Parra, de Axity en Colombia, redondea de la siguiente manera: “Teniendo en cuenta lo complejo que puede llegar a ser un análisis de TCO, varios de los fabricantes de productos han generado templates (modelos) o herramientas que ayudan a los clientes a generar análisis preliminares y de esta forma tomar decisiones más acertadas. En el sector tecnológico, el trabajo de los proveedores y aliados es apoyar estos análisis, facilitando y acompañando a los clientes a tomar mejores decisiones de negocio que no sean movidas solamente por la percepción que el costo de compra de un producto o servicio es más barato que otro, sin analizar por ejemplo los costos de renovación y soporte que implicarán el uso a través de los años“.
